Die BUWOG hat schon früh die große Bedeutung der Digitalisierung für die Immobilienbranche erkannt und entsprechende Maßnahmen gesetzt. Als größter privater Komplettanbieter ist sich die BUWOG ihrer Verantwortung bewusst, den Wohnimmobilienbereich kontinuierlich in allen Bereichen weiterzuentwickeln und die digitale Transformation voranzutreiben. Auch in diesem Geschäftsjahr setzt die BUWOG ihre Digitalisierungsoffensive fort und geht neben Initiativen im Development auch im Bereich Bestandsmanagement den nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft: „Wir sehen uns als Innovationstreiber und nutzen jede Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und den Kontakt mit Kundinnen und Kunden digitaler und transparenter zu gestalten“, erklärt Kevin Töpfer, für das Immobilienmanagement der BUWOG verantwortlicher Geschäftsführer. „Die BUWOG verfügt in Österreich über mehr als 21.000 Bestandseinheiten, die ein entsprechendes Volumen an Verwaltungsaufwand mit sich bringen. Es ist deshalb für uns eine Selbstverständlichkeit, alle Mittel und Wege auszuloten, um unserer Zeit voraus zu sein.“ Zu den 2022 umgesetzten bzw. noch geplanten Maßnahmen zähle etwa ein digitales Schlüsselmanagement, der Launch einer neuen, optimierten Kunden-App sowie eine interne Innovationsplattform.
Im Sommer dieses Jahres wurde für den BUWOG-Bestand in Wien ein digitales Schlüsselmanagement implementiert. Mit der Lösung von ESSECCA hat man ein flexibles, sicheres und verlässliches System gefunden, das individuell auf die Bedürfnisse der BUWOG zugeschnitten ist. Damit gelingt es, dass die Ausgabe und Retournierung der Schlüssel lückenlos digital erfolgt. Alle Prozesse können über die Wowflow-Web- und Smartphone-App abgewickelt werden, womit mechanische Schlüssel zukünftig an mehreren Standorten komfortabel und flexibel verwaltet werden können. Für die Aufbewahrung der Schlüssel kommen Schlüsselschränke zum Einsatz, die über elektronische Terminals bedient werden. Jeder Schlüssel wird mit einem Key-tag und einem QR-Code-Anhänger versehen, der für die eindeutige Identifikation des Schlüssels in der Wowflow-Software dient. Unterschiedliche Schlüsselkategorien sind mit Anhängern in verschiedenen Farben gekennzeichnet. Der Scan des QR-Codes mittels App löst automatisiert weitere Prozesse aus, wie etwa die Öffnung eines Übergabeprotokolls, das in der App
unterschrieben werden kann. Über einen integrierten Web-Server kann bei Bedarf auch Externen die Nutzung der Schlüsselverwaltungsfunktionen ermöglicht werden.
„Für unsere Bestandsobjekte in Wien gilt es, über 10.000 Schlüssel zu verwalten. Eine eigene interne Arbeitsgruppe hat sich dem Thema angenommen und mit ESSECCA die Weichen für die Digitalisierung unseres Schlüsselmanagements gestellt“, so Töpfer. Das auf Sicherheitssysteme spezialisierte Unternehmen in Verbindung mit der Software von Wowflow biete ein flexibles und zukunftsträchtiges System, das mit der BUWOG mitwachse und durch Automatisierungsprozesse sowohl intern als auch in der Abstimmung mit Kundinnen und Kunden eine erhebliche Effizienzsteigerung mit sich bringe.
„Wir haben sehr hohe Ansprüche an uns selbst, insbesondere wenn es um das Dienstleistungsangebot für unsere Kundinnen und Kunden geht“, hält Töpfer fest. „Deshalb ist es für uns das Um und Auf, auch bestehende Angebote zu evaluieren und laufend zu verbessern.“ Dazu zähle auch die Kunden-App der BUWOG, wie Kevin Töpfer erklärt: „Aus wirtschaftlicher Sicht zeichnen sich in diesem Zusammenhang neue und interessante Wertschöpfungspotenziale sowie eine Performancesteigerung in der Immobilienverwaltung ab. Im Mittelpunkt steht dabei die Weiterentwicklung unserer Kunden-App, die gezielt für Mieter:innen und Eigentümer:innen konzipiert ist.“ Die neue, optimierte BUWOG Kunden-App bringe mit dem Aufbau eines nutzungszentrierten Bedienelements mehr Effizienz, eine raschere Bearbeitungszeit von Kundenanliegen sowie eine hochwertigere Informationsarchitektur.
Die Informationsarchitektur ist gleichzusetzen mit der Navigation und beschreibt daher nicht nur, wie welche Informationen strukturiert und angeordnet werden, sondern auch, wie Nutzer:innen damit interagieren und die App erleben. „Als neue Funktion bietet ein News-Feed ein ganzheitliches Erlebnis der App und versorgt Kundinnen und Kunden mit wertvollen Informationen rund um unsere Aktivitäten gemäß unserem Credo glücklich wohnen.“ Mit dem Ausbau des Service-Moduls und der Integration einer automatischen Statusanzeige orientiere sich die App konsequent sowohl in der Gestaltung als auch im Inhalt an den Bedürfnissen der Zielgruppe. „Unsere Kundinnen und Kunden nehmen damit aktiv am Bearbeitungsablauf teil, wodurch die Attraktivität und Nutzeraktivität gesteigert wird.“ Der Launch der neuen BUWOG Kunden-App ist mit Ende dieses Jahres vorgesehen (Apple App-Store und Google Play Store). Transparenz, proaktive Kommunikation und Self Service über die digitale Kundenschnittstelle werden kontinuierlich ausgebaut.
Um das Potenzial im Hinblick auf Digitalisierung in Verbindung mit einem effizienten Umgang mit Ressourcen ausschöpfen zu können, setzt die BUWOG auf Digitalisierung in allen Bereichen. „Als Innovationstreiber legt die BUWOG natürlich auch besonderen Wert auf die Ideen und das Know-how ihrer Mitarbeiter:innen“, erklärt Töpfer. Er ist überzeugt: „Innovationen kommen nicht nur von sogenannten Expertinnen oder Experten – häufig schlummern gerade in der Belegschaft große
Potenziale, die das Unternehmen weiterbringen. Deshalb haben wir vor einigen Wochen eine Innovationsplattform ins Leben gerufen.“ Damit haben alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich in die Weiterentwicklung der BUWOG einzubringen, wodurch Innovationen quer durch alle Abteilungen gefördert werden. „Dies schafft zusätzliche Mehrwerte für unsere Kundinnen und Kunden und zielt außerdem darauf ab, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.“
Kevin Töpfer ist sich sicher, dass Digitalisierung alles andere als ein Trend ist: „Die Zukunft ist digital und wir werden auch weiterhin in allen Bereichen der BUWOG – von der Projektentwicklung bis zur Bestandsbewirtschaftung – alle Hebel in Bewegung setzen, um unseren Kundinnen und Kunden ein State of the Art Angebot bieten zu können.“
Natascha Toegl
Pressesprecherin
